Freigabe für KI-gebaute Software an Hochschulen
Aktualisiert am 13.10.2026
Hochschulen sind ideale Orte für Vibe Coding: viele kluge Menschen mit konkreten Problemen, wenig Entwicklungskapazität in der zentralen IT. Lehrende bauen Übungswerkzeuge, Verwaltungen digitalisieren Buchungen und Verleih, Bibliotheken bauen Assistenten auf ihren Katalogen. Spätestens wenn so ein Werkzeug Personendaten verarbeitet, an einer anderen Hochschule laufen oder vom Rechenzentrum übernommen werden soll, braucht es eine Antwort auf die Frage: Wer gibt das frei — und woran?
Hier eine Vorlage, die bewusst schlank ist. Sie soll Eigeninitiative nicht abwürgen, sondern ihr einen Weg in den Betrieb geben.
1. Der Steckbrief (eine Seite)
Name der Anwendung: Zweck, in zwei Sätzen: Verantwortliche Person / Einrichtung: Entstehung: [ ] überwiegend KI-generiert [ ] KI-unterstützt [ ] klassisch Nutzerkreis: [ ] Team [ ] Einrichtung [ ] Hochschule [ ] mehrere Hochschulen [ ] öffentlich Daten: [ ] keine Personendaten [ ] Personendaten [ ] besondere Kategorien / Prüfungsdaten Anbindungen: [ ] keine [ ] SSO [ ] Mail [ ] Fachsysteme: ______ [ ] KI-Dienste: ______ Enthält eigene KI (Chatbot, RAG, Agent)? [ ] nein [ ] ja: ______ Geplante Lebensdauer: [ ] Pilot [ ] Jahre Nachnutzung durch andere Einrichtungen geplant? [ ] nein [ ] ja Repository, Doku, Testsystem vorhanden? [ ] ja [ ] teilweise [ ] nein
2. Die Einstufung
Aus dem Steckbrief folgt die Prüfstufe. Die höchste Antwort zählt:
| Wenn … | dann |
|---|---|
| Pilot, Team, keine Personendaten, keine Anbindungen | Selbsterklärung der verantwortlichen Person reicht; Eintrag ins Anwendungsverzeichnis |
| Pilot mit Aussicht auf Betrieb, oder Unterlagen unklar | Kurzcheck (S) |
| Personendaten, angemeldete Nutzende, SSO oder Mail | Basisgutachten (M) vor Produktivbetrieb |
| besondere Datenkategorien, mehrere Fachsysteme, eigene KI mit Befugnissen, öffentliche Erreichbarkeit, Nachnutzung | Vollgutachten (L) bzw. M mit Nachnutzungsprüfung |
3. Die Rollen
| Schritt | Projekt | Rechenzentrum | Informationssicherheit | Datenschutz | Gutachter |
|---|---|---|---|---|---|
| Steckbrief | erstellt | berät | — | — | — |
| Einstufung | informiert | entscheidet | wird gehört | wird gehört | — |
| Prüfung | liefert zu | stellt Testsystem | Ansprechperson | Ansprechperson | prüft |
| Abnahme | setzt Auflagen um | nimmt in Betrieb | zeichnet mit | zeichnet mit | bestätigt Auflagen |
4. Die Abnahme
Ein Gutachten endet mit einem von drei Urteilen: nutzbar, nutzbar mit Auflagen oder nicht nutzbar ohne Nacharbeit. Wichtig für den Prozess: Auflagen brauchen eine Frist und einen Nachweis. Hohe Befunde werden durch eine kurze Nachprüfung bestätigt; mittlere durch ein Ticket mit Termin.
5. Was oft vergessen wird
- Barrierefreiheit. Hochschulen sind öffentliche Stellen; auch selbst gebaute Werkzeuge fallen unter die Landesverordnungen zur Barrierefreiheit.
- Wer betreibt es nach Projektende? Der häufigste Grund, warum gute Werkzeuge verschwinden: Die Person, die sie gebaut hat, ist weg. Übergabefähigkeit gehört in die Prüfung.
- KI in der Anwendung selbst. Ein RAG-Assistent auf internen Dokumenten muss die Zugriffsrechte dieser Dokumente respektieren — sonst beantwortet er Fragen, die die fragende Person nie hätte stellen dürfen.
- Nachnutzung. Wenn ein Werkzeug an mehreren Hochschulen laufen soll, lohnt es sich, die Nachnutzungsfähigkeit gleich mitprüfen zu lassen: Die anderen brauchen dann nur noch einen Kurzcheck ihrer eigenen Installation.